Sözleşme yaşam döngüsü
Sözleşme imzayla başlamaz, teklifle başlar ve iade ile biter. Süre uzatma, erken sonlandırma, hasar ve ceza kalemleri aynı yaşam döngüsünde ele alınır; her değişiklik finansal etkisiyle birlikte kaydedilir.
- Teklif, sözleşme ve iade tek kayıt üzerinden izlenir
- Her değişiklik finansal etkisiyle birlikte saklanır
- Erken sonlandırma hesabı kural setiyle yapılır
- Sözleşme belgeleri kayda bağlı olarak arşivlenir
Varlık ve saha bütünlüğü
Sistemdeki varlık ile sahadaki varlık ayrışırsa envanter değerini kaybeder. Teslim, yer değişikliği, bakım ve iade adımları saha kaydıyla eşleşir; eşleşmeyen kayıt istisnaya düşer.
- Saha hareketleri kaydı anında günceller
- Eşleşmeyen varlık envanterden düşürülmez, işaretlenir
- Bakım geçmişi varlığın kendisine bağlıdır
- İade durumu fotoğraf ve tutanakla kayda geçer
Muhasebe ve raporlama bütünlüğü
Kiralama muhasebesi, sözleşme koşullarının doğrudan sonucudur. Sözleşmede yapılan bir değişiklik muhasebe kaydına otomatik yansımalıdır; elle düzeltilen her kalem, sonraki dönemde tekrar eder.
- Sözleşme değişikliği muhasebeye otomatik yansır
- Elle düzeltme gerekiyorsa nedeni sınıflandırılır
- Dönem kapanışı için mutabakat raporu üretilir
- Raporlama ihtiyaçları aynı veriden beslenir
Entegrasyon ve dış veri
Filo işinde veri yalnız kurum içinden gelmez: yakıt, bakım, sigorta ve ceza kayıtları dış kaynaklıdır. Bu akışlar otomatikleştirilmezse veri girişi işin kendisinden büyük hâle gelir.
- Dış kaynaklı akışlar dosya değil arayüzle alınır
- Eşleşmeyen kayıtlar ayrı kuyruğa düşer
- Tekrarlı kayıt kontrolü akışın başında
- Kaynak bazında veri kalitesi izlenir