Araç sadeleştirme
Aynı işi yapan iki araç, ekibi ikiye böler. Envanter çıkarılır, hangi aracın hangi iş için resmî olduğu belirlenir ve kalanlar planlı biçimde kapatılır; kapatılmayan araç geri gelir.
- Her iletişim biçimi için tek resmî araç belirlenir
- Kapatma takvimi ve veri taşıma planı yazılır
- İstisna gerekiyorsa süreli verilir
- Gölge araç kullanımı ölçülür
Konu odaklı çalışma
İletişim kişiden kişiye değil, konudan konuya kurgulanır. Bir projenin sohbeti, dosyaları ve toplantı notları aynı yerde durursa yeni katılan kişi geçmişi okuyarak devralabilir.
- Kanal yapısı ekip değil konu üzerine kurulur
- Yeni katılan geçmişi görebilir
- Dosya, konuşmanın içinde yaşar
- Arşivleme kuralı baştan tanımlanır
Dış paydaşlarla çalışma
Müşteri ve tedarikçiyle çalışmak, iç iletişimden farklı kurallar gerektirir. Konuk erişimi süreli verilir, paylaşılan alan ayrı tutulur ve iş bittiğinde kapatılır.
- Konuk erişimi süreli ve gözden geçirilir
- Dış paylaşım alanı iç alandan ayrıdır
- Paylaşılan içerik sınıflandırmayla işaretlenir
- Proje bitiminde alan arşivlenir
Benimseme ve ölçüm
Kurulum bitince iş bitmez. Kullanım verisi ekip bazında izlenir; düşük kullanım genellikle eğitim değil, süreç uyumsuzluğu işaretidir ve o ekiple konuşularak çözülür.
- Kullanım ekip bazında ve düzenli ölçülür
- Düşük kullanım nedeni ekiple konuşularak bulunur
- Eğitim, rolün gerçek ihtiyacına göre verilir
- Kapatılan araçların geri dönüşü izlenir